Playbook vendor-renewal — ciclo negociación T-180 / T-90 / T-30 / T-0
Cómo procurement corre una renovación estructurada anual o plurianual del vendor merch — benchmark, scorecard, RFI, RFP-o-extend, firma contrato.
Cuándo usar este playbook
Usar a T-180 días antes de la expiración o auto-renovación del master-services-agreement merch actual. Liderazgo procurement con marketing/HR/events como reviewers funcionales. Objetivo: empujar unit-cost improvement 4-9%, subir SLA de 92% a 97%, añadir cláusulas ESG y security ausentes en el contrato legacy.
Secuencia paso a paso
Ciclo: T-180 benchmark — extraer 12 meses de spend, construir scorecard categoría. T-90 RFI — emitir a incumbent + 3-5 challengers, scoring en precio, lead time, ESG, security, cobertura geo. T-60 decidir RFP-o-extend — si extend, negociar improvement 3-7%; si RFP, proceso completo. T-30 negociación final — modelo TCO acordado, penalidades SLA definidas, cláusulas exit fijadas. T-0 firma — nuevo MSA activo, plan de transición si cambio de vendor.
Resultados y KPIs
Resultados: reducción unit-cost 4-9% en los top SKUs, lift OTIF 92% → 97%, compresión media lead-time 1,5-3 días, addendums ESG y security firmados, cláusula exit/transition en vigor. Inversión típica procurement-time 40-90 horas; payback en savings dentro del primer trimestre.
Precios y plazos — España
Todos los presupuestos excluyendo impuestos. MOQ 50/100/250/500. Plazo estándar 7-10 días hábiles tras aprobación artwork; urgente 4-6 días con +30-40%.
FAQ
¿A quién va dirigido este playbook?
Marketing, comunicación interna, RR.HH., eventos, procurement y equipos CX que gestionan programas merch grandes o recurrentes.
¿Tengo que seguir cada paso?
Sí — saltar checkpoints normalmente retrasa la entrega, aumenta el coste o expone gaps de compliance post-evento.
¿Podemos comprimir el calendario?
Sí para SKUs ya producidos — hasta 4 semanas; SKUs nuevos requieren el ciclo completo de 12 semanas.
¿Cómo se validan los presupuestos?
Presupuestos por tramo MOQ 50/100/250/500 emitidos al inicio del ciclo, aprobación a mitad, PO antes del arranque de producción.
¿Y si los requisitos cambian a mitad de ciclo?
Ventana change-order cierra 21 días antes de la entrega salvo ajustes color/cantidad; cambios posteriores conllevan recargo rush.