Playbook programa multi-evento — gestionar 6-12 eventos al año bajo un único framework
Cómo un cliente de events en España entregó merch personalizado end-to-end — desde RFQ de procurement hasta prueba, producción, QC y entrega in situ. Cifras anonimizadas pero representativas de un programa coordinado desde el hub en Madrid.
Cuándo usar este playbook
El cliente opera en el sector events en España con presencia paneuropea. El procurement fue liderado por un category manager interno, con gates de aprobación de marca y marketing sobre artwork y matching Pantone Delta-E ≤ 2,5. NDA firmado antes de compartir el brief; facturación electrónica vía IVA 21% con FACe / Veri*factu / SII (AEAT).
Cronograma paso a paso
Discovery call → alcance por escrito → pricing por volumen 50/100/250/500 unidades → muestra física pre-producción → producción masiva en proveedor auditado → packing y etiquetado por destino → expedición consolidada vía SEUR/MRW/DHL Express desde el hub en Madrid → recepción in situ con photo-proof y packing list serializado.
Resultados y KPIs
Resultados: Single annual PO of EUR 80,000-220,000, 4-12 week call-off cycle, shared SKU library of 20-30 reusable items, single account manager. Ciclo de aprobación comprimido de las típicas 4 semanas a 11 días hábiles. Tasa de defecto inferior al 0,4% sobre las unidades inspeccionadas. Pago net 30/45 vía SEPA tras recepción positiva; factura completa conforme a IVA 21% con FACe / Veri*factu / SII (AEAT) emitida el día de la entrega.
Precios y plazos — España
Todos los presupuestos en EUR excluyendo IVA 21% con FACe / Veri*factu / SII (AEAT). Pricing escalonado MOQ 50/100/250/500 unidades, descuentos por volumen a partir de 1.000+ y 5.000+. Plazo estándar 7-10 días hábiles tras aprobación de artwork, urgente 4-6 días con +30-40%. Producción coordinada desde el hub en Madrid con SEUR/MRW/DHL Express a nivel nacional; entrega a oficina, evento o domicilio.
FAQ
¿A quién va dirigido este playbook?
Marketing, comunicación interna, RR.HH. y equipos de eventos que gestionan programas de merch grandes o recurrentes.
¿Necesito los 5 checkpoints?
Sí — saltar T-90 / T-60 / T-30 / T-14 / T-7 normalmente retrasa la entrega o eleva el coste.
¿Podemos comprimir el calendario?
Sí para SKUs ya producidos — hasta 4 semanas; SKUs nuevos requieren el ciclo completo de 12 semanas.
¿Cómo se validan los presupuestos?
Presupuestos por tramo MOQ 50/100/250/500 emitidos en T-60, aprobación en T-45, PO en T-30.
¿Y si los requisitos cambian a mitad de ciclo?
La ventana de change-order cierra en T-21 salvo ajustes de color/cantidad; cambios posteriores conllevan recargo rush.