Cómo responder a un proveedor con retraso
El proveedor avisa de un retraso de 5-10 días en un pedido de merch comprometido — script de escalación, plan de contingencia y cómo proteger el cronograma del evento.
Primeras 24 horas — evalúa, no reacciones
Un email con aviso de retraso desencadena dos acciones paralelas en las primeras 24 horas: (1) verificar la causa (sobrecarga de capacidad, retraso de materiales, fallo de QA, fuerza mayor) y (2) bloquear lo que todavía controlas (ficheros artwork, slots de courier, listas de destinatarios). No amenaces con cláusulas penales en la hora 1 — los proveedores acorralados ralentizan aún más. Primero verifica, luego escala.
Script de escalación en 4 niveles
Nivel 1 (Día 1): Email al account manager — pedir fecha de entrega revisada, causa raíz y qué están haciendo para recuperar. Nivel 2 (Día 3 si no hay plan): Llamada al production manager — pedir updates diarios, opciones de split-ship parcial a tiempo. Nivel 3 (Día 5 si en riesgo): Account owner / commercial lead — discutir cláusulas penales, opciones de sustitución, reembolso parcial. Nivel 4 (Día 7 si se pierde el evento): Activar proveedor de backup para el 30-50% del volumen, notificación escrita al proveedor original de que estás mitigando.
Cómo proteger el cronograma del evento
Tres mitigaciones en paralelo: (1) Envío parcial — pedir 50-70% del volumen en la fecha original, saldo después; (2) Proveedor de backup — el test order anual pre-calentado paga aquí: actívalo para el 30-50% del volumen con lead time de 5-7 días; (3) Sustitución event-day — aceptar un color, sustrato o acabado distinto en una parte del volumen para mantener el cronograma. Comunica la sustitución proactivamente al sponsor del evento.
Notas específicas de España
IVA 21% se añade vía FACe/SII (AEAT). La producción sale de nuestro hub de Madrid con cobertura nacional en España. Renegociación con proveedores y activación de contingencia las gestiona tu account lead dedicado — toda la correspondencia se registra para audit de procurement.