Cómo planificar merch de evento — timeline T-90 a T-day
Timeline operativa para event marketers en España planificando merch para ferias, congresos, patrocinios y hospitality corporativa — incluyendo Mobile World Congress Barcelona, FITUR Madrid, Alimentaria y Hostelco.
T-90 a T-60 días — estrategia y presupuesto
Tres meses antes del evento, fija el público, los objetivos del merch (generación de leads, brand awareness, regalos VIP) y la envolvente de presupuesto. Decide el mix de merch: ropa staff de stand (polos, lanyards), giveaways (totes, bolígrafos, stickers), regalos VIP (libretas premium, cajas de madera), activaciones interactivas (artículos impresos in situ). Brief a 2–3 proveedores en España para presupuestos comparativos.
T-60 a T-30 días — selección de proveedor y artwork
Selección de proveedor, firma PO, envío artwork. Aprobación de mockups digitales en 5 días laborables. Pide strike-off para cualquier nuevo producto o nueva combinación de colores — 5–7 días laborables. Bloquea logística stand-drop con la sede del evento: la mayoría de centros de congresos españoles exigen transportista nombrado, reserva de slot y referencia de pase de expositor para entrega en días de montaje.
T-30 a T-7 días — producción y entrega pre-evento
Producción estándar 5–8 días laborables en nuestro hub Madrid. Fotos diarias de planta para pedidos por encima de 5.000€. Despacho programado para aterrizar en España 5–7 días antes del evento — lo bastante pronto para inspección a la llegada, lo bastante tarde para evitar almacenamiento pre-evento. El IVA 21% se factura siguiendo normas AEAT en día de despacho.
T-7 a T-day — staging y stand drop
Para entregas directas a los pabellones de Mobile World Congress Barcelona, FITUR Madrid, Alimentaria y Hostelco, reservamos el slot del transportista en el día oficial de montaje (normalmente 1–2 días antes de la apertura) y coordinamos con el equipo de logística de expositores. Nuestro transportista default SEUR / MRW / DHL Express España gestiona rutinariamente todos los grandes centros de congresos españoles. Para activaciones multi-stand o patrocinios a escala ciudad, pre-stage de stock en almacén tercero cerca del recinto y despachos on-demand.
Replenishment on-site y logística inversa post-evento
Para eventos multi-día con demanda giveaway impredecible, ofrecemos replenishment express desde buffer local (Madrid o pre-staged cerca del recinto). Tras el evento, el merch no usado puede volver a Madrid (re-warehousing a 0,40€/un/mes) o ser enviado a una dirección de archivo para el siguiente evento.
FAQ — planificar merch de evento en España
¿Con cuánta antelación empezar para una gran feria?
3 meses para programa de regalos premium custom, 6–8 semanas para giveaways estándar con ropa personalizada, 3–4 semanas para top-ups en artwork existente.
¿Gestionáis activaciones live-printing on-site?
Sí — DTF, serigrafía y bordado pueden montarse en el stand como brand experience. Presupuesto a petición; requiere planificación 6+ semanas.
¿Qué cantidad pedir para una feria de 3 días?
Aproximadamente 25% de los visitantes esperados de stand para regalos premium, 100% de los scan-rate leads esperados para libretas/totes personalizados, más 10% buffer.
¿Gestionáis fulfilment de sponsor packs?
Sí — para patrocinios de congresos pick-pack-ship swag bags personalizados directamente a direcciones particulares de asistentes, con upgrades VIP.
¿Y si la fecha del evento se mueve?
La producción ya programada aguanta 30 días sin coste. Más allá re-presupuestamos a precios del momento.