Cómo gestionar la quiebra del proveedor
Protocolo probado en campo por equipos brand y procurement en Spain — exactamente qué hacer primero, qué documentar y cómo cerrar limpio.
Por qué importa ahora
Quiebra del proveedor se sitúa en la intersección entre riesgo legal, marca y operativo. En Spain el contexto regulatorio (IVA 21% vía FACe/SII (AEAT)) significa que el audit trail de hoy te protege 18 meses después cuando finance, procurement o regulador preguntan. Postura: actuar rápido en operativo, documentar todo en legal, sobre-comunicar con stakeholders. El coste de una respuesta sub-documentada es 5-20× el de una cuidada.
El protocolo 7-pasos
1. Acuse por escrito en 4 horas — confirmar recepción interna y externa; nunca silencio.
2. Snapshot de la situación — inventario actual, POs en curso, facturas en curso, artwork en curso, stakeholders.
3. Convocar response pod — procurement lead, legal, brand owner, finance, contacto ops Madrid.
4. Decidir postura operativa — pausar, redirigir, acelerar, sustituir. Documentar decisión y porqué.
5. Comunicar a stakeholders — mensaje acordado vía canales acordados; una source of truth.
6. Ejecutar cambio operativo — cambiar almacén, partner de impresión, courier, routing de factura.
7. Post-mortem en 14 días — qué funcionó, qué no, cambios al SOP, cambios al template contractual.
Cómo documentar la respuesta
Una carpeta compartida por incidente. Dentro: timeline log timestampado, todos los hilos de email exportados a PDF, decisiones en one-pager firmado por el lead, implicaciones finance capturadas por finance. Retención: 7 años (alineada con retención estatutaria IVA 21% vía FACe/SII (AEAT)). La carpeta vive en el sistema procurement, no en drives personales.
Notas Spain-específicas
IVA 21% vía FACe/SII (AEAT) recuperable B2B en Spain. Cualquier cambio de flow operativo (nuevo almacén, nuevo partner de impresión, nuevo courier) debe reflejarse en el setup e-facturación en 5 días laborables, si no la recuperación IVA puede retrasarse. Desde Madrid operamos SEUR / MRW / DHL España standard, 2-3 días laborables nacionales. Para componentes no-UE, el flujo aduanero Madrid añade 1-3 días laborables.
FAQ — quiebra del proveedor
¿Cómo de rápido actuar?
Decisión operativa en 24h, comunicación escrita en 4h, handover completo 7-15 días laborables.
¿Quién paga la disrupción?
Depende del contrato. La mayoría de MSAs divide 50/50 si nadie culpable, 100% sobre el culpable si no.
¿Necesitamos legal?
Siempre para documentación; para ejecución solo si scope > €25k o > 3 SKUs.
¿Decimos a clientes?
Solo si retraso material de entrega o cambio de calidad. Si no — solo interno.
¿Cómo evitar recurrencia?
Risk review de proveedores anual, dual-source para top 20% gasto, stress test trimestral del protocolo.