Organizador de conferencias — merch de evento flagship anual recurrente (framework 3 años)
Cómo un cliente organizador de conferencias recurrentes en España entregó merch personalizado end-to-end — desde RFQ de procurement hasta prueba, producción, QC y entrega in situ. Cifras anonimizadas pero representativas de un programa coordinado desde el hub en Madrid.
Contexto y briefing
El cliente opera en el sector organizador de conferencias recurrentes en España con presencia paneuropea. El procurement fue liderado por un category manager interno, con gates de aprobación de brand y marketing en artwork y matching Pantone Delta-E ≤ 2,5. NDA firmado antes de la divulgación del briefing; facturación electrónica vía IVA 21% con FACe / Veri*factu / SII (AEAT).
Enfoque y proceso
Discovery call → alcance por escrito → pricing por volumen 50/100/250/500 unidades → muestra física pre-producción → producción masiva en proveedor auditado → packing y etiquetado por destino → expedición consolidada vía SEUR/MRW/DHL Express desde el hub en Madrid → recepción in situ con photo-proof y packing list serializado.
Resultados, cifras y cronograma
Resultados: 3.500 asistentes por edición, 12 SKUs por attendee bag, 3 ediciones consecutivas entregadas, EUR 187.000 por edición, escalones de precio fijos por 3 años, co-branding de patrocinadores gestionado (4-9 logos por artículo). Ciclo de aprobación comprimido de las típicas 4 semanas a 11 días hábiles. Tasa de defecto inferior al 0,4% en unidades inspeccionadas. Pago net 30/45 vía SEPA tras recepción positiva; factura completa conforme IVA 21% con FACe / Veri*factu / SII (AEAT) emitida el día de la entrega.
Precios y plazos — España
Todos los presupuestos en EUR excluyendo IVA 21% con FACe / Veri*factu / SII (AEAT). Pricing escalonado MOQ 50/100/250/500 unidades, descuentos por volumen desde 1.000+ y 5.000+. Lead time estándar 7-10 días hábiles desde aprobación de artwork, rush 4-6 días a +30-40%. Producción coordinada desde el hub en Madrid con SEUR/MRW/DHL Express en todo el territorio; entrega a oficina, evento o domicilio.
FAQ
¿Podemos ver el nombre real del cliente?
No — los casos de estudio están anonimizados bajo NDA. Referencias nominales tras NDA mutuo en fase de shortlist.
¿Las cifras son reales?
Sí, anonimizadas pero proporcionalmente exactas (cantidades, rangos EUR, lead times).
¿Pueden replicar esto para nuestra empresa?
Sí — el mismo enfoque escala de 50 a 50.000 unidades, con escalones de pricing documentados de antemano.
¿Gestionan la facturación electrónica?
Sí — IVA 21% con FACe / Veri*factu / SII (AEAT) plenamente soportado.
¿Quién es el punto de contacto principal?
Un account manager dedicado en nuestro hub en Madrid, email/teléfono únicos durante todo el contrato.