El archivo de merch post-evento
Por qué mantener un archivo estructurado de cada producción de merch de evento en Spain se amortiza en los tres años siguientes.
La mayoría de equipos de eventos en Spain repiten los mismos errores costosos — re-sourcing del mismo SKU, rehacer artwork existente, tallas erróneas — porque nada se archiva entre eventos. Un simple archivo de merch post-evento (PEMA) por evento captura artwork, proveedor, curva de tallas agotada, stock sobrante y NPS por objeto. A los dos eventos, el archivo empieza a pagarse.
La estructura importa. Cada entrada PEMA debe tener: un PDF source-of-truth, vector fuente, nombre y contacto del proveedor, lead-time real vs cotizado, claims de sostenibilidad con certificados, fotos on-site, conteo de stock sobrante y retrospectiva en un párrafo. Etiqueta por tipo de evento, audiencia y Madrid/sede regional. Filtra por esas etiquetas antes del siguiente brief.
Alojamos PEMA por cliente en el panel admin con versionado de archivos y exportación CSV. El cliente medio en Spain de tres años tiene 47 eventos archivados y reporta -31% en time-to-first-prototype y -22% en residuos. Los equipos de compliance también aprecian PEMA — los trails de auditoría del proveedor están ahí; para retención IVA 21% UE, los siete años están a un clic.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe ser dueño de PEMA?
Marketing ops o events ops, no el equipo brand-design. Los diseñadores contribuyen pero el dueño del ciclo es operaciones.
¿Podemos compartir PEMA entre equipos?
Sí — la mayoría de clientes en Spain da acceso de lectura a procurement, sostenibilidad y legal. Las ediciones quedan en ops.
¿Y eventos confidenciales?
Etiqueta como confidenciales; acceso limitado a admins. Las métricas de sostenibilidad agregan sin revelar nombres.
¿Cuánto tiempo conservar PEMA?
Mínimo siete años para IVA 21%. Por defecto diez, indefinido para cuentas premium.
¿PEMA integra con nuestro DAM?
Sí vía sync S3 o nuestra API. Ver sección API/SDK para endpoints.