Checklist event merch 2026 — el playbook de rollout
Todo lo que los equipos de eventos y marca españoles necesitan especificar, pedir y enviar para merch de evento en 2026 — desde lógica de cantidad a envío desde Madrid y entrega en venue.
Qué tiene (y no tiene) que hacer el merch de evento
El merch de evento no es gifting corporativo. El destinatario es un desconocido en movimiento rápido, el contexto es ruidoso, y el objeto tiene dos trabajos: ser útil suficiente para llevarse a casa, y reconocible suficiente para aparecer en una foto en redes sociales.
Sweet spot: high-utility-low-price: €3–8 totes, €4–7 gorras, €5–9 botellas, €4–7 libretas. + una pieza premium para VIP/ponentes (€25–60).
Checklist de evento en 10 puntos
1. Cantidad = esperados × 1,15 (15% buffer). 2. Check MOQ. 3. Strike-off semana -6. 4. Producción semanas -5 a -2. 5. QC y consolidación Madrid semana -1. 6. Dispatch a venue 48–72h antes vía SEUR / MRW / DHL Express España.
7. Entrega en venue — albarán firmado, foto inventario. 8. Puesto de distribución. 9. Gestión de excedentes — devolución a bonded Madrid o donación. 10. Métricas post-evento — survey utilización a +14 días.
Logística de venues Spain y IVA 21%
Las venues de conferencia en Spain aceptan entregas mensajería 48–72h antes pero raramente antes — confirmar ventana de recepción. IVA 21% se factura al envío vía FACe / SII under AEAT (Agencia Tributaria); deducible para clientes con NIF/CIF. Eventos cross-border siguen reglas intra-UE con reverse-charge. SEUR / MRW / DHL Express España puede hacer overnight dedicado desde Madrid con +25–40%.
FAQ
¿Cuánto buffer sobre número esperado?
10–15% estándar; 20% para eventos free-entry.
¿Si los asistentes caen?
Excedente a bonded Madrid para próximo evento — €1,20/unidad/mes.
¿Mejor formato on-event?
Pre-pack en registro — rápido, menos robo, foto-ready.
¿Co-branding con patrocinador?
Sí — concordar artwork con todas las partes antes del strike-off.
¿IVA 21% en merch de evento?
Deducible para clientes con NIF/CIF; tratado como gasto marketing/evento.